La Caja Diaria permite comprobar al final de cada jornada que todo el trabajo del día se ha registrado correctamente en el programa de Gestión y detectar si hay algún descuadre de efectivo. El cuadre se hace por cada caja y lleva menos de cinco minutos.
Antes de empezar
- Dónde se encuentra: .
- El cuadre debe hacerse todos los días, al final de la jornada. Todas las operaciones del día afectan a su resultado.
- Puede tener tantas cajas como necesite. Una caja puede pertenecer a uno o varios usuarios, pero cada usuario solo puede tener una caja asignada.
- Si todavía no ha creado las cajas y los usuarios, consulte Alta de cajas y usuarios.
- Tenga a mano los informes del día de cada terminal de SELAE y el informe de su TPV (vea el paso 3).
Recomendación de Infolot: configure un usuario por cada puesto de trabajo y asigne a cada usuario su propia caja. Por ejemplo, un punto de venta con dos ventanillas (cada una con su terminal de Juegos Activos) y un despacho debería tener tres usuarios, cada uno con una caja independiente.
Cómo hacer el cuadre de caja paso a paso
Para un cuadre básico, es decir, sin otros movimientos como ingresos en el banco o pagos de facturas, se necesitan estos datos:
- Compruebe el saldo inicial de la caja.
- Introduzca el saldo final: el efectivo que queda en la caja y los cobros por TPV y Bizum.
- Introduzca los datos del terminal de SELAE: ventas y pagos del día.
- Revise el resultado del cuadre.
1. Saldo inicial
Es el efectivo con el que empieza la jornada. El programa lo rellena automáticamente con el saldo final del cuadre anterior. Si necesita cambiarlo, pulse el botón Saldo Inicial.
2. Saldo final y cobros electrónicos (TPV y Bizum)
Pulse el botón Saldo Final e introduzca el efectivo que deja en la caja al terminar la jornada. Se recomienda rellenar el desglose de billetes y monedas: hay dos columnas, Cantidad 1 y Cantidad 2, que puede usar indistintamente, y el programa suma ambas. Los datos se guardan y puede consultarlos más tarde.
En la misma pantalla se introducen los importes cobrados por medios electrónicos durante la jornada del usuario. Estos importes se tienen en cuenta como una salida a bancos:
- Bizum SELAE: el importe del informe del terminal. Si es negativo (más pagos que cobros), escríbalo con el signo «-» delante.
- Bizum Propio: si cobra o paga con un Bizum particular, el total cobrado (en positivo) o pagado (en negativo).
- Cobrado por TPV: el total cobrado con tarjeta, según el informe de su TPV, si no está conectado al programa.
- TPV-PC: si cobra con el datáfono integrado (TPV-PC), pulse Cargar y el programa trae el importe cobrado ese día en el puesto. Disponible desde la versión 140.156.
El saldo final es el importe con el que se cerrará la caja y aparecerá como saldo inicial en el siguiente cuadre.
El saldo final es solo el efectivo que se queda en la caja del usuario. Si el usuario entrega parte de la recaudación al administrador, primero debe registrar un traspaso entre cajas a la caja del administrador y después introducir como saldo final el efectivo que le queda. No sume al saldo final el dinero que ha entregado.
«Automático» o «Manual» junto al saldo inicial y final
Junto a los títulos Saldo Inicial y Saldo Final la Caja Diaria indica si el importe lo ha puesto el programa (Automático) o lo ha introducido el usuario (Manual). Lo correcto es:
- Saldo inicial: Automático. El usuario empieza la jornada con el mismo efectivo con el que terminó la anterior. Si aparece Manual, alguien lo ha cambiado: compruebe por qué.
- Saldo final: Manual. El usuario debe contar el efectivo al terminar y introducirlo. Si aparece Automático, el efectivo no se ha contado o no se ha introducido.
Vea también las recomendaciones de Infolot para gestionar el efectivo de las cajas.
Si corrige el saldo final de un día ya cerrado
Al cerrar el cuadre, el programa abre la caja de la jornada siguiente con el saldo final como saldo inicial (solo el importe, no el desglose de billetes y monedas). Hasta ahora, si después se corregía el saldo final de ese día, el saldo inicial del día siguiente no cambiaba.
Desde la versión 140.156, al modificar el saldo final de un cuadre ya cerrado, el programa le pregunta si quiere actualizar también el saldo inicial del cuadre siguiente con el mismo importe:
- Modificar Saldo Inicial: el saldo inicial del siguiente cuadre de esa caja pasa a ser el nuevo saldo final. Es lo habitual, para que la caja siga cuadrando.
- No: el saldo inicial del día siguiente se queda como estaba.
3. Datos del terminal de SELAE
Saque de cada terminal estos cuatro informes del día y del usuario:
- Ventas / Pagos – Lotería Nacional – Sábado – Hoy – Usuario
- Ventas / Pagos – Lotería Nacional – Jueves – Hoy – Usuario
- Ventas – Hoy – Usuario
- Pagos – Hoy – Usuario
Los informes de Lotería Nacional se obtienen en el terminal desde .
Después pulse el botón Terminal de la Caja Diaria y copie cada importe en la casilla del mismo nombre. La pantalla tiene tres pestañas:
- Ventas/Pagos Lotería Nacional Jueves/Sábado Hoy Usuario: ventas, anulaciones y pagos de la Lotería Nacional vendida por terminal (resguardos).
- Ventas Hoy Usuario: ventas de Juegos Activos.
- Pagos Hoy Usuario: pagos de Juegos Activos.
No introduzca los datos de la lotería preimpresa en la pestaña de Lotería Nacional: solo los de la lotería vendida por terminal. Tampoco hace falta rellenar la Lotería Nacional en las pestañas de Juegos Activos, porque ya está en la primera pestaña. Las casillas en azul se calculan solas y no se pueden editar.
4. Resultado del cuadre
El resultado aparece en la columna Saldo de la línea Resultado:
- Cero: la caja está cuadrada.
- Importe positivo: es el efectivo que falta en la caja.
- Importe negativo: es el efectivo que sobra en la caja.
Si hay descuadre, revise que todos los movimientos del día estén registrados (vea el apartado siguiente) y que los importes del terminal estén bien copiados.
Otros movimientos que afectan al cuadre
Además de los datos básicos, cualquier movimiento de dinero del día debe registrarse para que la caja cuadre:
- Ingresos en la cuenta de SELAE. Al registrarlos se descuenta el importe de la caja y se incluye en la liquidación. Se hacen desde : vea Cómo realizar un ingreso en la cuenta de SELAE.
- Traspasos entre cajas. Para enviar o recibir efectivo de otra caja, use Entre Cajas: vea Traspaso entre cajas.
- Otras entradas y salidas de efectivo: comisiones del titular, alquiler, recibos de agua o luz, nóminas, descuadres de caja, etc. Se explican a continuación.
Otras entradas y salidas de caja
Pulse el botón Añadir Mov. E/S de la Caja Diaria. Puede añadir tantos movimientos como necesite. Primero elija si es una Entrada en caja o una Salida de caja y después rellene los campos:
- Categoría: Bancos, Particulares, Otros conceptos o Descuadre de caja. Según la categoría, el movimiento se consulta después en Movimientos Bancos o en Cajas Administración.
- Banco: si la categoría es Bancos, elija la cuenta que interviene. Vea Cómo dar de alta cuentas bancarias.
- Concepto: elíjalo de la lista, escríbalo o ambas cosas. Para movimientos que se repiten, dé de alta los conceptos en ; los que vienen de ejemplo se pueden modificar o borrar.
- Total: el importe del movimiento. Pulse F10 – Aceptar para guardarlo.
Más detalle y ejemplos en Operaciones habituales de caja diaria.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa que el resultado de la caja sea positivo o negativo?
Un importe positivo es el efectivo que falta en la caja y un importe negativo es el que sobra. Si el resultado es cero, la caja está cuadrada.
¿Puedo cambiar el saldo inicial de la caja?
Sí. El programa propone el saldo final del cuadre anterior, pero puede modificarlo con el botón Saldo Inicial. En ese caso, junto al saldo inicial aparecerá «Manual».
He corregido el saldo final de ayer. ¿Tengo que cambiar a mano el saldo inicial de hoy?
No, desde la versión 140.156. Al guardar el nuevo saldo final, el programa le pregunta si quiere actualizar el saldo inicial del cuadre siguiente; pulse Modificar Saldo Inicial.
¿Incluyo en el saldo final el dinero que entrego al administrador?
No. Registre antes un traspaso entre cajas a la caja del administrador e introduzca como saldo final solo el efectivo que le queda.
¿Tengo que introducir la lotería preimpresa en el botón Terminal?
No. En la pestaña de Lotería Nacional solo se introducen los datos de la lotería vendida por terminal (resguardos), tal como aparecen en los informes del terminal.
¿Dónde registro los cobros con tarjeta y Bizum?
En el botón Saldo Final, en los campos Bizum SELAE, Bizum Propio y Cobrado por TPV. Si cobra con el TPV-PC, pulse Cargar en el campo TPV-PC para traer el importe del día. Estos importes se tienen en cuenta como una salida a bancos.
¿Un usuario puede trabajar con varias cajas?
No. Cada usuario tiene asignada una sola caja, aunque una misma caja puede compartirse entre varios usuarios. Lo recomendable es una caja por puesto de trabajo.
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