Recomendaciones para gestionar el efectivo de las cajas

Cómo organizar el efectivo de cada usuario para que los cuadres de caja sean sencillos y fiables: qué debe ser el saldo final, por qué Infolot recomienda que cada usuario acumule su recaudación y cómo usar el desglose para separar el efectivo del cajón y el de la caja fuerte.

Lo que recomienda Infolot

Que cada usuario acumule en su caja la recaudación día tras día y que el dinero salga de su caja directamente al banco, en lugar de entregar cada tarde el efectivo sobrante al administrador. Así:

No se traspasan monedas a usuarios que no las necesitan.
Nadie tiene que volver a contar el efectivo que pasa de un usuario a otro.
El administrador no tiene por qué estar presente al final de la jornada de cada empleado.
Cada usuario es responsable de su efectivo día tras día.
El dinero va de la caja del usuario al banco, con lo que es más fácil seguir su rastro.

Mucho efectivo en la caja no es mucho efectivo en el cajón

Muchos puntos de venta prefieren que los usuarios tengan poco efectivo porque piensan en el cajón de la ventanilla. Pero la caja del usuario en el programa no es el cajón: el usuario solo necesita en su cajón el efectivo para trabajar, y el resto puede guardarse en la caja fuerte del punto de venta, a su nombre.

Para eso el desglose del Saldo Final tiene dos columnas, Cantidad 1 y Cantidad 2:

Una para el efectivo que el usuario tiene en la caja fuerte, normalmente en paquetes ya contados de días anteriores (de 25, 50 o 100 unidades, según cada punto de venta).
La otra para el efectivo que queda en su cajón de ventanilla al bajar la persiana.

La suma de las dos columnas es el saldo final de ese día y, por tanto, el saldo inicial del día siguiente.

Lo que no recomendamos

Es frecuente que los usuarios empiecen siempre con el mismo importe (por ejemplo, 500 €), se queden al final del día con esa cantidad y entreguen el resto al administrador. Esto tiene inconvenientes:

El usuario entrega al administrador todo tipo de billetes y monedas, cuando es en la ventanilla donde hacen falta las monedas.
El administrador tiene que contar el efectivo que le entregan.
El administrador acumula monedas que no necesita y acaba devolviéndolas a los usuarios de ventanilla.

Si aun así el usuario entrega efectivo al administrador, el orden correcto es:

Registrar un traspaso entre cajas de la caja del usuario a la del administrador por el importe que entrega.
Contar el efectivo que le queda e introducirlo como Saldo Final.

Un error habitual es introducir como saldo final el efectivo que se queda más el que se entrega al administrador. El saldo final es solo lo que queda en la caja del usuario.

Cómo comprobar que se está haciendo bien

En la Caja Diaria, junto al saldo inicial y al final aparece Automático o Manual:

Saldo inicial: debe ser Automático, porque el usuario empieza con lo mismo con lo que terminó el día anterior. Si aparece Manual, alguien lo ha cambiado.
Saldo final: debe ser Manual, porque el usuario ha contado el efectivo y lo ha introducido. Si aparece Automático, no lo ha contado o no lo ha introducido.

Preguntas frecuentes

¿No es arriesgado que un usuario tenga mucho efectivo en su caja?

La caja del programa no es el cajón de la ventanilla. El usuario solo tiene en el cajón lo que necesita para trabajar; el resto puede estar en la caja fuerte, anotado en una de las columnas del desglose del saldo final.

¿Para qué sirven las columnas Cantidad 1 y Cantidad 2?

Para separar el efectivo según dónde esté, por ejemplo la caja fuerte y el cajón. El programa suma las dos y el total es el saldo final.

¿Cómo llega el dinero de la caja del usuario al banco?

Registrando el ingreso como un movimiento de la caja del usuario: un ingreso en la cuenta de SELAE o una salida de caja a bancos.

El usuario entrega la recaudación al administrador. ¿Qué pone en el saldo final?

Primero registra el traspaso entre cajas al administrador y después pone como saldo final solo el efectivo que le queda.